Dienstplan erstellen: So geht’s

Die Gestaltung von Dienstplänen in der Pflege gehört zu den zentralen organisatorischen Aufgaben, die maßgeblich zur Versorgungsqualität und zur Arbeitszufriedenheit beitragen. Dabei handelt es sich keineswegs um eine rein technische oder administrative Tätigkeit. Vielmehr steht die Dienstplanung an der Schnittstelle zwischen rechtlicher Verantwortung, betrieblicher Steuerung, pflegewissenschaftlicher Evidenz und gesundheitlicher Fürsorge für die Beschäftigten.

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan ist per Definition ein Instrument der kurzfristigen operativen Personaleinsatzplanung, das festlegt, welche Mitarbeitenden zu welchen Zeiten, an welchen Tagen, an welchen Orten und in welchen Funktionen tätig sind. Dabei basiert die konkrete Planung auf einem übergeordneten Rahmendienstplan, der grundsätzliche Aspekte wie Schichtmodelle, Pausenregelungen, Regelungen zur Wochenendarbeit, Personalschlüssel und arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen festhält. Der Einzeldienstplan wiederum bezieht sich auf die individuelle Zuordnung der Mitarbeitenden und berücksichtigt arbeitszeitrechtliche, tarifliche, organisatorische und persönliche Faktoren. In der Pflege müssen darüber hinaus pflegerische Notwendigkeiten wie der Skill- und Grade-Mix, die Versorgungsschwere und die Qualifikation der eingesetzten Fachkräfte berücksichtigt werden.

Überblick über verschiedene Dienstplan-Arten

Die Gestaltung eines Dienstplans kann auf verschiedenen Modellen beruhen. In der Pflege ist das klassische Drei-Schicht-System (Früh-, Spät- und Nachtdienst) nach wie vor verbreitet, es wird jedoch zunehmend durch alternative Modelle ergänzt oder ersetzt. Dazu zählen beispielsweise das 7/7-Modell mit sieben Tagen Arbeit und sieben Tagen Freizeit oder 6-Stunden-Schichtsysteme, die auf eine Reduktion der gesundheitlichen Belastung abzielen. Diese Modelle stehen im Spannungsfeld zwischen wirtschaftlicher Umsetzbarkeit, gesetzlicher Konformität und psychosozialer Akzeptanz. Studien, z.B. die BAuA-Studie, zeigen, dass vor allem unvorhersehbare oder wechselnde Dienste, mangelnde Planbarkeit sowie übermäßige Wochenend- und Nachtschichten mit erhöhtem Stress, verminderter Arbeitsfähigkeit und erhöhter Fluktuationsneigung verbunden sind.

Rechtliche Grundlagen bei der Dienstplanerstellung

Die rechtlichen Grundlagen der Dienstplanung werden primär durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bestimmt. Dieses regelt unter anderem die tägliche Höchstarbeitszeit, Pausenregelungen, Ruhezeiten sowie Sonderregelungen für Nachtarbeit und Sonn- bzw. Feiertagsarbeit.

• Gemäß § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Eine Ausdehnung auf zehn Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
• Pausen sind gemäß § 4 ArbZG bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden mit mindestens 30 Minuten und bei mehr als neun Stunden mit mindestens 45 Minuten zu gewähren. Diese Pausen müssen in Blöcken von mindestens 15 Minuten genommen werden.
• Von besonderer Relevanz für die Schichtarbeit ist § 5 ArbZG, der eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitsschichten vorschreibt. In der Pflege besteht eine branchenspezifische Ausnahme, die eine Verkürzung auf zehn Stunden erlaubt, sofern innerhalb von vier Wochen ein entsprechender Ausgleich erfolgt. Die Planung muss diese Regelung exakt umsetzen, da Verstöße in Betriebsprüfungen oder bei Haftungsfragen gravierende Folgen haben können.
• Auch § 6 ArbZG, der sich mit Nachtarbeit befasst, ist für die Dienstplanung essenziell. Er verpflichtet Arbeitgebende, die besonderen Belastungen der Nachtarbeit durch geeignete Maßnahmen auszugleichen, etwa durch arbeitsmedizinische Vorsorge, Nachtzuschläge oder Ausgleichstage.
• Nach § 9 und § 10 ArbZG ist die Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen grundsätzlich verboten, allerdings stellt der Pflegebereich eine explizit genannte Ausnahme dar. Hierbei ist jedoch ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (Sonn- und Feiertag) bzw. acht Wochen (Feiertag) zu gewähren.

Neben dem Arbeitszeitgesetz sind weitere rechtliche Normen für die Dienstplanung relevant. So ergibt sich aus § 106 der Gewerbeordnung das sogenannte Direktionsrecht des Arbeitgebers, das ihm erlaubt, Arbeitszeit und -ort nach billigem Ermessen festzulegen. Dieses Direktionsrecht ist jedoch durch tarifvertragliche Regelungen, das Arbeitszeitgesetz sowie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats begrenzt.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 BetrVG hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Pausen sowie bei der Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage. Die Ausgestaltung des Dienstplans ist daher stets ein Aushandlungsprozess zwischen Leitung, Mitarbeitenden und Interessenvertretung.

Aufbau und Inhalte eines guten Dienstplans

Ein qualitativ hochwertiger Dienstplan erfüllt nicht nur gesetzliche und betriebliche Anforderungen, sondern ist auch leserlich, transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Die Fachliteratur betont, dass ein professionell gestalteter Dienstplan klar strukturierte Meta-Informationen enthalten sollte, darunter den Planungszeitraum, das Datum der Erstellung sowie Name und Funktion der planungsverantwortlichen Person. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeitenden mit Namen, Qualifikation, vertraglich vereinbarter Soll-Arbeitszeit und der geplanten Ist-Arbeitszeit aufgeführt sein. Jede Schichteinteilung muss Angaben zu Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Bereitschaftszeiten und ggf. geplanten Überstunden enthalten. Abweichungen, kurzfristige Änderungen oder Sonderdienste müssen gesondert gekennzeichnet und dokumentiert werden. Ein Dienstplan ist nicht nur ein organisatorisches Hilfsmittel, sondern auch ein Dokument mit juristischer Beweiskraft.

Wer schreibt den Dienstplan?

Die Verantwortung für die Erstellung des Dienstplans liegt formell beim Arbeitgebenden, praktisch wird diese Aufgabe jedoch in der Regel an die Pflegedienstleitung oder Stationsleitung delegiert. Studien zeigen, dass eine partizipative Gestaltung der Dienstplanung, bei der Mitarbeitende in die Erstellung eingebunden werden, signifikant zu höherer Arbeitszufriedenheit, geringerer Fluktuation und gesteigerter Arbeitsfähigkeit führt. Wunschdienste, Schichttauschbörsen, Frühveröffentlichung von Plänen sowie transparente Kommunikation bei Änderungen sind zentrale Merkmale einer mitarbeiterorientierten Dienstplangestaltung. In Einrichtungen mit Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung erfolgt die Planerstellung idealerweise in enger Abstimmung mit diesen Gremien. Die Qualität der Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitbestimmungsgremien ist entscheidend für die Akzeptanz und Nachhaltigkeit der Planungspraxis.

Mögliche Hilfsmittel bei der Dienstplanerstellung

Die Digitalisierung hat die Dienstplanung in den letzten Jahren stark verändert. Während in kleineren Einrichtungen nach wie vor Excel-Tabellen oder handschriftliche Pläne verwendet werden, setzen mittlere und große Träger zunehmend auf spezialisierte Softwarelösungen. Diese ermöglichen nicht nur die Erstellung gesetzeskonformer Pläne, sondern bieten Zusatzfunktionen wie automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben, Berücksichtigung von Qualifikationen, Anbindung an Zeiterfassungssysteme und automatische Soll-Ist-Abgleiche. In Forschung und Praxis gibt es Hinweise darauf, dass der Einsatz solcher Systeme zu einer deutlichen Zeitersparnis, Reduktion von Planungsfehlern und höheren Zufriedenheitswerten bei den Mitarbeitenden führen kann. Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung ist jedoch eine sorgfältige Schulung des Personals, die Einbindung aller Beteiligten sowie eine kontinuierliche Evaluierung der Planungsprozesse.

Dienstplan erstellen – Schritt für Schritt

So erstellst du einen Dienstplan in wenigen Schritten:

1. Pflegebedarf analysieren:

Ermittele, wie viele Mitarbeitende pro Schicht (Früh/Spät/Nacht) benötigt werden – abhängig von Bewohnerzahl, Pflegegrad, gesetzlichen Vorgaben (z. B. PpUGV).

 2. Vorgaben prüfen

Berücksichtige das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Urlaubsliste, Fortbildungen, Teilzeitregelungen und Mitbestimmungsrechte. 

3. Mitarbeiterverfügbarkeiten erfassen

Sammle Wunschdienste, geplante Urlaube, bekannte Ausfallzeiten (z. B. Reha) und Einschränkungen (z. B. keine Nachtdienste).

 4. Schichten zuweisen

Plane fair und ausgewogen:

o   Früh, Spät, Nacht

o   Wochenend- und Feiertagsdienste

o   Ruhezeiten (mind. 11 Std.)

o   Max. Wochenarbeitszeit 

5. Plan auf Vollständigkeit prüfen

Kontrolliere:

o   Soll-/Ist-Stunden

o   Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten

o   Doppelschichten oder Lücken

o   Gleichmäßige Belastung des Teams

 6. Dienstplan rechtzeitig veröffentlichen

Stelle den Plan spätestens 4 Wochen vor Monatsbeginn bereit. Ermögliche Rückfragen und Korrekturen.

 7. Änderungen dokumentieren

Halte alle Änderungen schriftlich fest – mit Datum und Grund. Archiviere den Plan revisionssicher. (Dienstpläne müssen z.T. rückwirkend für mindestens die letzten drei Monate z.B. bei Regelprüfungen durch den MD vorgelegt werden).

Tipps für den Dienstplan

Die Gestaltung eines Dienstplans erfordert neben rechtlicher und organisatorischer Kompetenz auch Sensibilität für arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse. So zeigen Studien der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, dass ungünstige Schichtfolgen – etwa Spät-Früh-Wechsel oder mehrfache Nachtdienste hintereinander – mit erhöhten gesundheitlichen Risiken wie Schlafstörungen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen oder psychischen Belastungen verbunden sind. Empfehlenswert sind dagegen planbare Schichtsysteme mit festen Rotationen, ausreichend langen Ruhezeiten und der Vermeidung von mehr als zwei aufeinanderfolgenden Nachtdiensten. Dienstpläne, die auf Wunschdienstsystemen, klaren Regelwerken und rotierender Verteilung von Wochenend- und Feiertagsdiensten beruhen, fördern nachweislich die gesundheitliche Stabilität und die Bindung der Mitarbeitenden an die Einrichtung.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass ein professioneller, rechtssicherer und mitarbeiterorientierter Dienstplan weit mehr ist als eine Excel-Tabelle. Er ist Ausdruck von Führungsqualität, rechtlicher Sorgfalt, sozialer Verantwortung und strategischer Steuerung in der Pflege. Angesichts des wachsenden Drucks auf das Pflegepersonal – verursacht durch demografischen Wandel, Fachkräftemangel und Versorgungsverdichtung – wird die Dienstplangestaltung zu einem Schlüsselfaktor für die Zukunftsfähigkeit von Pflegeeinrichtungen. Wer es schafft, gesetzliche Vorgaben, wirtschaftliche Erfordernisse und menschliche Bedürfnisse in Einklang zu bringen, leistet nicht nur einen Beitrag zur Personalbindung, sondern auch zur Sicherung von Pflegequalität und Patientensicherheit.

Eine rechtssichere und praxisgerechte Dienstplanung in der Pflege erfordert folglich:

• Rechtskenntnis und -umsetzung (ArbZG, Mitbestimmung, Gesundheitsschutz),
• Strukturierte Planung,
• Partizipation der Mitarbeitenden,
• Gesunde Schichtgestaltung,
• Faire Automatisierung,
• Sorgfältige Dokumentation.

So entsteht ein Dienstplan, der Qualität, Zufriedenheit und Gesundheit sichert.

Häufige Fragen zum Dienstplan