Personalplanung in der Pflege

Dass ein akuter Mangel an Pflegekräften herrscht, dürfte hinreichend bekannt sein. Umso wichtiger ist es, dass Arbeitgebende eine sinnvolle Personalplanung betreiben, damit es nicht zusätzlich zu vermeidbarem Frust auf allen Seiten kommt. Ein gutes Personalmanagement sorgt dafür, dass Schichten vernünftig besetzt und Wünsche von Pflegekräften – auch in Bezug auf ihre aktuelle Lebenssituation – angemessen berücksichtigt werden können. 

Auf den Punkt gebracht 

• Gute Personalplanung sorgt dafür, dass Pflegekräfte möglichst nicht überlastet werden. 
• Wer Pflegekräfte gewinnen und halten möchte, sollte folgendes bieten: flexible Arbeitsmodelle, verlässliche Dienstplanung, wertschätzendes Arbeitsklima, angemessene Bezahlung, gutes Gesundheitsmanagement sowie Möglichkeiten zur Mitsprache, zu Fort- und Weiterbildungen. 
• Werbe- und Rekrutierungsmaßnahmen sowie digitale Tools können helfen, neue Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten. 
• Aktive Kooperationen, etwa mit Schulen, und gut organisierte Schnuppertage fördern das Interesse am Berufsbild Pflege. 

Warum gute Personalplanung? 

Im Pflegesektor gibt es schon jetzt große Herausforderungen. Immer mehr Menschen brauchen eine pflegerische Versorgung. Zusätzlich werden in den kommenden zehn Jahren mutmaßlich tausende Pflegekräfte aus dem Dienst ausscheiden. Die sogenannten Babyboomer, also Personen, die in den 1960er Jahren geboren sind, erreichen das Rentenalter. Gleichzeitig kommen aus den weniger geburtenstarken Jahrgängen weniger neue Pflegekräfte nach. Das Verhältnis von Pflegebedürftigen zu Pflegekräften wird sich also weiter zu Ungunsten der Pflegenden verschieben. 

Umso wichtiger ist eine gute Personalplanung, damit die verbleibenden Pflegekräfte nicht hoffnungslos überlastet werden. Schon heute gilt: Pflegekräfte können sich ihren Arbeitsplatz mehr oder weniger frei aussuchen. Das hat gleichzeitig Vor- und Nachteile für alle Beteiligten.  

Einerseits heißt das, dass du dir keinen Arbeitsplatz gefallen lassen musst, der dir nicht zusagt. Du hast gute Chancen, innerhalb kurzer Zeit einen anderen Job zu finden, wenn du danach suchst. Andererseits bedeutet diese geringe Hürde, dass vergleichsweise viele Menschen schon bei eher kleinen Unzufriedenheiten eine neue Arbeitsstelle suchen. Das wiederum führt zu relativ viel Aufwand für Arbeitgebende und auch für die verbleibenden Pflegekräfte, weil immer wieder neue Kolleg:innen angestellt und eingearbeitet werden müssen. Umso besser Arbeitgebende die Arbeitsbedingungen planen und organisieren, desto weniger Mehraufwand bedeutet das für alle. 

Personalplanung: Gute Arbeitsbedingungen schaffen

Aber was genau bedeutet das? Was jede:r für den eigenen Job als besonders entscheidend definiert, ist individuell verschieden. Es gibt jedoch einige grundsätzliche Punkte, die für die meisten Pflegekräfte wichtig sind, um in einem Job zu bleiben. Nur die Priorisierung ist je nach Lebensumständen verschieden. 

Ausreichend Personal 

Es klingt simpel, ist es aber nicht immer. Wenn zu wenige Kolleg:innen da sind, wird es auf jeden Fall schwieriger, allen pflegerischen Aufgaben zufriedenstellend nachzukommen. Arbeitgebende sollten daher so viel wie möglich tun, damit ausreichend Pflegekräfte angestellt sind. Die Personalplanung darf dabei nicht auf Kante genäht sein.

Aufgrund von Urlaub und Krankheiten ist es realistisch, dass alle Angestellten ungefähr 80 Prozent der Stunden tatsächlich im Dienst sein können, für die sie angestellt sind. Im Umkehrschluss bedeutet das: Im Gesamtteam muss es etwa ein Viertel mehr Personal geben, als für eine sichere Schichtplanung benötigt werden.  

Flexible Arbeitsmodelle 

Die Zeiten, in denen Arbeitgebende eine ständige Verfügbarkeit und Einsatz jenseits der Belastungsgrenze verlangen konnten, sind vorbei. Es setzen sich vielmehr flexible Arbeitsmodelle durch, damit Arbeitnehmende in unterschiedlichen Lebensphasen eine gesunde Vereinbarkeit von Beruf, Familie und/oder weiteren Verpflichtungen und Freizeit schaffen können. Was genau zu den Lebensumständen passt, ist unterschiedlich und verändert sich meist auch immer wieder mit der Zeit.   

Gute Optionen für flexible Arbeitsmodelle können sein: 

• Teilzeit in verschiedenen Schritten, etwa 20, 25, 30 oder 35 Wochenstunden  
• Jobsharing-Optionen - auch in Führungspositionen 
• familienfreundliche Schichtsysteme, zum Beispiel Elterntouren, die erst ab 8 Uhr statt ab 6 oder 7 Uhr starten 
• pflegefreundliche Schichtsysteme, sodass Menschen, die privat auch Angehörige pflegen, beides unter einen Hut bekommen 
• Möglichkeit, für Bürotätigkeiten komplett von Zuhause aus zu arbeiten 
• individuelle Absprachen zu Früh-, Spät- und Nachtschichten  

Hauseigene Boni 

Neben einer angemessenen Vergütung können hauseigene Boni bei der Personalplanung helfen, weil Interessierte sich dann umso eher bewerben. Möglichkeiten sind zum Beispiel: 

• Zuschüsse zur Betriebsrente 
• regelmäßiges Teambuilding 
• besondere Angebote, etwa Fahrsicherheitstraining für Pflegedienst-Mitarbeitende 
• Angebote des Gesundheitsmanagements, etwa zur Stressbewältigung 
• feste Prozesse für Schwangerschaft, Elternzeit und Wiedereinstieg 
• je nach Einrichtung: Möglichkeit, Hunde mit zur Arbeit zu bringen und/oder zu Therapie-Hunden ausbilden zu lassen (eventuell sogar mit Kostenbeteiligung) 

Regelmäßiges Feedback 

Wer was braucht und wie zufrieden er ist, lässt sich nicht erraten. Dafür braucht es regelmäßig konstruktive Feedback-Gespräche, die auch zu Veränderungen führen sollten, wenn es welche braucht. Im Zuge solcher Gespräche ist es sinnvoll, auch über individuelle Weiterbildungswünsche zu sprechen. Nur wer sich weiterentwickeln kann und darf, ist langfristig zufrieden in seinem Job.  

Guter Ruf 

Wenn ein Arbeitgeber einen schlechten Ruf hat, spricht sich das schnell rum. Anbieter von Pflegeleistungen sollten daher im eigenen Interesse darauf achten, dass sie eine Arbeitsatmosphäre schaffen, über die Angestellte auch im Privaten entspannt reden können. Soziale Medien können dabei helfen, das eigene Unternehmen vorzustellen und zu zeigen, in welcher Hinsicht man besser ist als die Konkurrenz.  

Sinnvolles Onboarding 

Man kann kaum genug betonen, wie wichtig ein gutes Onboarding ist. Sobald es ein gut strukturiertes und einheitliches Einarbeitungskonzept gibt, profitieren alle davon. Die neu eingestellten Pflegekräfte bekommen schnell einen gut verständlichen Überblick über die Strukturen, Aufgaben und Absprachen. Und die Pflegekräfte, die die Einarbeitung übernehmen, wissen, was zu tun ist, und werden möglichst wenig von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten.   

Je nachdem, wie häufig neue Pflegekräfte angelernt werden müssen, kann es sich anbieten, dass immer die gleichen Angestellten die Einarbeitung übernehmen. Sie müssen dann weniger über die einzelnen Schritte nachdenken, als wenn das jedes Mal jemand anderes macht. Wenn diejenigen außerdem feste Kontingente ihrer Arbeitszeit fürs Onboarding einplanen können, gibt es auch weniger Chaos im Schichtplan.  

Mentoring-Programme 

Nach einer gelungenen Einarbeitung kommen häufig trotzdem noch Fragen auf, die erst im Pflege-Alltag entstehen. Damit diese schnell und effektiv geklärt werden können und neue Kolleg:innen konkrete Ansprechpersonen haben, bieten sich Mentoring-Programme an. Festgelegte Mentor:innen stehen dann zum Beispiel fürs erste halbe Jahr für Fragen zur Verfügung. Ganz nebenbei wird so die Bindung zwischen langjährigen und neuen Mitarbeitenden gestärkt.  

Professionelle Arbeitsatmosphäre 

Im Pflege-Alltag wird es regelmäßig stressig. Das lässt sich nicht vermeiden. Was sich aber vermeiden lässt, sind unnötige Stressoren aufgrund von schlechter Planung. Die Arbeitsatmosphäre sollte daher möglichst auch unter Druck professionell bleiben. Das kann umso besser gelingen, wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, die den Pflegekräften auch persönlich weiterhelfen. Dazu gehören insbesondere:  

• Ein gutes Gesundheitsmanagement, damit körperliche und psychische Beschwerden frühzeitig abgemildert werden können oder gar nicht erst entstehen 
• Regelmäßige Fortbildungen, die den Arbeitsalltag erleichtern, etwa zu guter Kommunikation 
• Verlässliche Schichtplanung, die Pausen und Freizeit auch tatsächlich ermöglichen 

Wertschätzung 

Nicht getadelt ist genug gelobt? Dieser Ansicht sind leider immer noch manche Vorgesetzten. Doch nicht nur die Bezahlung sollte angemessen sein, sondern auch mit Worten, Gesten und Taten sollte Engagement wertgeschätzt werden.  

 Mitsprache 

In einem guten Team ist es möglich, dass alle Mitglieder ihre Meinung äußern und an Entscheidungen mitwirken können. Entsprechende Rechte sollten keine Ausnahme, sondern die Regel sein. Von Führungskräften sollte die Mitsprache der Angestellten aktiv angefragt werden. Auch anonyme Angaben sollten möglich sein, damit sich auch diejenigen äußern können, die sich sonst nicht in den Vordergrund trauen.  

Gute Führungskräfte 

Längst nicht immer haben Führungskräfte gelernt, was gute Führungsqualitäten ausmacht. Für eine erfolgreiche Team-Arbeit ist aber genau das unerlässlich. Die Führungskraft soll nichts an sich reißen oder über die Köpfe der Betroffenen hinweg entscheiden, ohne zu fragen. Sie sollte sich aber auch nicht davor drücken, bestimmte Prozesse und Entscheidungen in die Hand zu nehmen, zu moderieren und bei Bedarf klar zu kommunizieren. Wie das gelingt, lässt sich in Fortbildungen lernen. Alle (werdenden) Führungskräfte sollten die Chance erhalten, sich entsprechend weiterzubilden. 

Neue Pflegekräfte für die Personalplanung finden 

Es ist eine Sache, die angestellten Pflegekräfte zu halten. Ebenfalls wichtig ist es, auch neue Mitarbeitende zu finden. Auch hierbei können gezielte Maßnahmen der Personalentwicklung helfen.   

Werbung durch Mitarbeitende 

Es kann von großem Vorteil in der Personalplanung sein, wenn Angestellte einen Bonus erhalten, wenn sie neue Kräfte anwerben. Dadurch steigt nicht nur die Anzahl der Personen, die sich auf ausgeschriebene Stellen bewerben. Es steigt außerdem die Chance, dass die Neuen gut ins vorhandene Team passen. Im Arbeitsalltag kann das enorme Vorteile haben, weil Prozesse und Absprachen dadurch im besten Fall effizienter gelingen.  

Wichtig ist es, darauf zu achten, dass Teams dadurch nicht zu homogen werden. Bewusst inklusive Ausschreibungen und Förderungen sollte es trotzdem geben. Das ist gerechter und sorgt außerdem dafür, dass verschiedene Perspektiven im Arbeitsalltag gesehen und gelebt werden können, was die Qualität der Pflege häufig verbessert.  

Attraktive Ausbildung 

Es spricht sich herum, wenn Pflegedienste, Heime oder Kliniken gute Ausbildungsbedingungen bieten. Es lohnt sich daher, Zeit und Mühe zu investieren, damit möglichst viele Interessierte nicht nur eine Ausbildung beginnen, sondern diese auch abschließen und im Idealfall danach auch im Haus bleiben. Nicht wenige junge Menschen haben Interesse an einer solchen Stabilität - wenn die Arbeitsbedingungen stimmen.  

Schnuppertage und Kooperationen 

Um junge Menschen für den Pflege-Job zu begeistern, helfen Partnerschaften mit weiterführenden Schulen ungemein. Regionen, in denen es Schnuppertage für Schüler:innen gibt, haben deutlich weniger Schwierigkeiten damit, Nachwuchskräfte zu finden. Wichtig ist es, dass es gute Angebote für Schnuppertage und Praktika gibt. Auch Jobmessen können eine gute Möglichkeit sein, den Beruf an sich sowie das eigene Unternehmen im Speziellen vorzustellen und Kontakte zu knüpfen. 

Fazit zum Thema Personalplanung 

Mit zunehmendem Fachkräftemangel in der Pflege wird gute Personalplanung immer wichtiger. Um Fach- und Hilfskräfte zu halten und neu zu gewinnen, müssen Arbeitgebende besonders gute Arbeitsbedingungen bieten, unter anderem flexible Arbeitsmodelle, verlässliche Planung, sinnvolles Onboarding, nützliche Fortbildungen, gute Führung, Mitsprache und Wertschätzung.