Zeitdruck in der Pflege reduzieren

Stress aufgrund von Zeitnot gehört für viele Pflegekräfte zum Arbeitsalltag. Damit er nicht krank macht, kannst Du einiges tun, um den Zeitdruck zu reduzieren. Manches liegt auch in der Verantwortung der Arbeitgebenden. Konkrete Hinweise aus dem praktischen Alltag können helfen, damit die Chef-Etage strukturelle Probleme angeht. Hier kommen unsere Tipps, wie gute Pflege mit weniger Zeitdruck gelingen kann. 

Auf den Punkt gebracht 

• Eine gute Planung ist essenziell, um unnötigen Stress im Pflege-Alltag zu vermeiden. 
• Klare Zuständigkeiten sind wichtig, damit alle wissen, was ihr Job ist – und was nicht. 
• Hilfs- und Arbeitsmittel sollten ausreichend vorhanden und der Umgang damit bekannt sein. 
• Eine sinnvolle Ordnung hilft, alles schnell zu finden und unnötige Suchzeiten zu vermeiden. 
• Pausen sind entscheidend. Nimm sie Dir auch dann, wenn es stressig ist. 
• Arbeitgebende sind verpflichtet, für eine gesunde Arbeitsumgebung zu sorgen. Herrscht ständig Stress, dürfen und sollten Pflegekräfte fordern, dass strukturelle Probleme gelöst werden. 
• Besondere, individuelle Fertigkeiten können helfen, Stress zu reduzieren, wenn sie bekannt sind und genutzt werden (dürfen). Dazu gehören zum Beispiel Fremdsprachenkenntnisse. 
• Alle Mitarbeitenden sollten ihre Arbeit mitgestalten dürfen. Das reduziert im besten Fall das Arbeitsaufkommen und in jedem Fall den gefühlten Stress. 
• Selbstfürsorge im Privatleben ist wichtig, um mit dem Zeitdruck am Arbeitsplatz besser klarzukommen und langfristig gesund zu bleiben. 

Ständiger Zeitdruck als Normalität? 

Es ist kein Geheimnis: Für viele Pflegekräfte gehört Zeitdruck zum ganz normalen Arbeitsalltag dazu. Zeitdruck entsteht, wenn notwendige Arbeit nicht rechtzeitig oder qualitativ zufriedenstellend erledigt werden kann. Zu wenige Arbeitskräfte, zu viel Arbeit, immer komplexere Pflegefälle, zu viel Dokumentation – die Liste der Gründe ist lang. Allerdings sind es nicht nur die bekannten, schwer lösbaren Probleme, die für Zeitstress bei der Arbeit sorgen.

Wenn Kliniken oder ambulante Pflegedienste sich regelmäßig die Zeit nehmen, nach konkreten Ursachen zu fragen, kann manch unnötiger Zeitfresser entlarvt und oft behoben werden. Natürlich lässt sich der Zeitdruck aus der Pflegebranche nicht einfach wegzaubern. Doch es lohnt sich, genau hinzuschauen, welche Änderungen trotz schwieriger Ausgangslage möglich sind. 

• Bist Du angestellte Pflegekraft? Dann haben wir einige konkrete Tipps für Dich, wie Du Deinen Zeitstress im Arbeitsalltag etwas reduzieren kannst. 
• Bist Du aktuell oder bald in einer leitenden Position tätig? Auch dann haben wir Hinweise, was Du für Dich und Deine Angestellten tun kannst, um Stress zu reduzieren und Zufriedenheit zu erhöhen. 

Ursachen für Zeitdruck 

Um ein Problem zu lösen, muss man zunächst die Ursachen kennen. In Befragungen geben Pflegekräfte an, dass es vor allem zu Schwierigkeiten in folgenden Themenfeldern kommt: 

• Arbeitsmittel 
• Arbeitsorganisation 
• Dokumentation 
• Kooperation verschiedener Einrichtungen 
• Personal 
• Pflegebedürftige und deren Angehörige 
• Vorschriften 

Lösungsansätze für typische Probleme 

Einige Schwierigkeiten lassen sich durch gute Planung und Kommunikation lösen oder zumindest deutlich verbessern. Im Folgenden beschreiben wir typische Probleme und was Du zu deren Verbesserung beitragen kannst. 

Arbeitsmittel 

Manche Schwierigkeiten sind eigentlich simpel zu beheben, sodass es besonders frustrierend ist, wenn man sie hat. Dazu gehören nicht funktionierende und nicht (ausreichend) vorhandene Arbeitsmittel. Wenn der Scanner regelmäßig zickt, zu wenige Diensthandys vorhanden sind oder das WLAN nicht in bestimmte Zimmer reicht, entstehen völlig unnötige Zeitverluste. 

Als Pflegekraft solltest Du Dich nicht mit solchen Schwierigkeiten im Arbeitsalltag herumschlagen müssen. Zuständig für die Lösung solcher Probleme ist die Einrichtung. Damit das möglich ist, muss sie aber so konkret wie möglich die vorhandenen Probleme kennen. Melde fehlende oder unzureichende Ausstattung daher unbedingt. Und hoffe nicht darauf, dass es jemand anderes tut. Falls die Probleme länger andauern, mach ruhig mehrmals darauf aufmerksam. Du hast ein Recht auf eine gut funktionierende Arbeitsausstattung. 

Arbeitsorganisation 

Manchmal ist die Organisation der Dienste einfach nicht gut. Absprachen sind mangelhaft, Zuständigkeiten sind unklar, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Dienstleitungen funktioniert nicht vernünftig, der Dienstplan wird zu spät kommuniziert oder ständig spontan geändert. Wenn solche Probleme in der Arbeitsorganisation auftreten, bedeutet es eine Menge zusätzlichen Stress, das im Arbeitsalltag auszugleichen. 

Genau wie bei den Arbeitsmitteln ist es auch hier die Pflicht des Arbeitgebenden, sich um eine gute Planung und Organisation zu kümmern. Probleme damit und deren Auswirkungen solltest Du daher ebenfalls der Leitung melden. Wenn Du konkrete Vorschläge hast, was besser wäre, notiere diese am besten. Frage auch Deine Kolleg:innen, was ihnen helfen würde. Dann könnt ihr gemeinsam eine Liste mit Ideen einreichen. Eine gute Leitung sollte darauf eingehen. 

Dokumentation 

Viele Pflegekräfte empfinden insbesondere die Dokumentationspflichten als aufwendig und zeitraubend. Müsste man nicht so viel aufschreiben, würde die Zeit auch für die Pflege reichen – vielleicht kommt Dir dieser Gedanke bekannt vor. 

Leider lässt sich die Dokumentation nicht vollständig vermeiden. Eine exakte Dokumentation ist für Kliniken und Pflegeeinrichtungen gesetzlich verpflichtend. Außerdem erleichtert eine gute Dokumentation die Arbeit im Team. Aber es gibt Mittel und Wege, um sie zumindest nicht unnötig ausufern zu lassen. Folgendes hilft: 

• Gut vorbereitete Listen nutzen, sodass regelmäßige Aufgaben nur abgehakt werden müssen. Eine digitale Version ist besonders effizient. 
• Textbausteine und Formulierungshilfen verwenden. 
• Nur Besonderheiten im Pflegebericht erwähnen. Routinen sollte sich abhaken lassen oder in der Strukturierten Informationssammlung notiert sein. 
• Dokumentation nach Möglichkeit noch beim Pflegebedürftigen erledigen. Das erhöht die gemeinsame Zeit und verringert die Gefahr, etwas zu vergessen. 

Wenn Du als Leitung bei einem Pflegedienst oder einer Pflege-Einrichtung tätig bist, besprich mit Deinem Team, ob und wie sich die Dokumentation verbessern ließe. Hilfreiche Fragen sind: 

• Arbeiten wir bereits mit einem guten digitalen Dokumentationstool? Oder gäbe es etwas Besseres? Oder existiert eine gleich gute Alternative, die aber den Austausch mit Kooperationspartner:innen erleichtern würde? 
• Haben alle Pflegekräfte die nötigen Kenntnisse, wie sich gut und schnell dokumentieren lässt? Oder wünschen sich einige oder alle eine Fortbildung, zum Beispiel nach Einführung eines neuen Tools? 
• Wäre es machbar und sinnvoll, eine Hilfskraft einzustellen, die bei der Dokumentation unterstützt und so die Fachkräfte entlastet? 

Kooperation verschiedener Einrichtungen 

Oft arbeiten verschiedene Pflege- und Gesundheitsdienstleister regelmäßig miteinander. Doch nicht immer funktioniert der Austausch reibungslos. Gibt es immer wieder unvollständige Informationen zu Pflegebedürftigen? Werden Daten erst verspätet geliefert? Wenn ja, welche Möglichkeiten gäbe es, den Austausch zu verbessern? Gibt es eine zentrale Anlaufstelle, die bei Unklarheiten angerufen werden kann? Wenn nicht, ließe sich eine solche Stelle schaffen, um Folgefehler und -probleme zu vermeiden? 

Auch hier ist es wichtig, Probleme der Leitung zu melden, damit lösbare Schwierigkeiten angegangen werden. Eine gute Schnittstelle kann viele Probleme lösen, solange sie noch klein sind. 

Weigert sich ein Kooperationspartner, strukturelle Probleme anzugehen? Eventuell ist es langfristig möglich, einen anderen Partner zu finden, mit dem es besser klappt. Nicht alle Partnerschaften müssen auf ewig weiterlaufen, nur weil es bisher so war. Vielleicht kennst Du sogar andere Pflegekräfte, die mit jemanden zusammenarbeiten, der zuverlässiger ist? Bring diese Information ins Gespräch mit der Leitung ein. Es ist absolut legitim, solches Wissen zu nutzen. 

Personal 

Zu wenige Kolleg:innen sind ein bekanntes Problem. Wenn der Stresspegel steigt und die Gesundheit leidet, müssen die verbleibenden Pflegekräfte umso häufiger Überstunden machen, um das abzupuffern. Manche gehen dann halb krank zur Arbeit, um Kolleg:innen nicht im Stich zu lassen – und stecken dabei womöglich noch weitere an.

Wer krank zuhause bleibt, hat ein schlechtes Gewissen. Und wer spontan einspringen muss, ist mitunter frustriert, dass dadurch eine schöne private Aktivität ausfallen muss. Das mindert die Zufriedenheit mit der Arbeit und stellt ein Problem dar, das sich leider nicht so leicht lösen lässt. 

Was aber möglich ist, sind andere Lösungsansätze, um Schwierigkeiten zu umgehen, zum Beispiel: 

• Erledigst Du immer wieder Aufgaben, die eigentlich nicht zu deinem Fachgebiet gehören? Vielleicht lassen sich diese an eine Hilfskraft auslagern. Hilfskräfte sind oft leichter zu finden als Fachkräfte. 
• Musst Du regelmäßig Probleme ausgleichen, weil andere ihren Job nicht vernünftig machen? Vielleicht lässt sich das durch zuverlässigere Kooperationspartner:innen oder bessere Dienstplanung abmildern? 
• Gibt es einen Nachbarschaftshilfeverein in der Nähe? Vielleicht ist es möglich, bestimmte Aufgaben, die keine Pflegefachkraft erfordern, an eine:n Ehrenamtliche:n zu übertragen. 
• Musst Du regelmäßig an Besprechungen teilnehmen, die Dir eigentlich nichts nutzen? Besprecht das im Team. Zu Absprachen sollten nur diejenigen kommen (müssen), die auch betroffen sind und etwas beitragen können. 
• Habt ihr theoretisch genug Fachkräfte, aber de facto ist es trotzdem immer knapp, weil beispielsweise Leitungskräfte gar keine Schichten übernehmen können, weil sie mit der Organisation beschäftigt sind, oder dauerhaft erkrankte Kolleg:innen nur auf dem Papier existieren? Das solltet ihr im Team sprechen und die Leitung bitten, weitere Stellen auszuschreiben. 
• Gibt es ein Ausfallmanagement? Wenn in typischen Krankheitszeiten immer mehrere Kolleg:innen im bezahlten Bereitschaftsdienst sind, können diejenigen, die frei haben, recht sicher sein, dass das auch klappt. 
• Arbeitest Du bei einem Pflegedienst und kennst Wohnungen, die Dir die Arbeit aufgrund Ihrer Bauweise oder nicht vorhandener Hilfsmittel erschweren? Mache die Pflegebedürftigen und ihre Angehörigen auf mögliche Zuschüsse der Pflegeversicherung wie wohnumfeldverbessernde Maßnahmen aufmerksam. Wenn sie die Wohnumgebung verbessern oder bestimmte Hilfsmittel anfordern, macht das die Versorgung für alle Beteiligten angenehmer. 

Pflegebedürftige und deren Angehörige 

Manchmal sind Pflegebedürftige oder ihre Angehörigen sehr anspruchsvoll. Sie haben genaue Vorstellungen davon, wie was zu laufen hat und fordern das rigoros bei Dir ein. Bis zu einem gewissen Grad ist es natürlich nachvollziehbar, dass die Betroffenen sich von Dir als Fachkraft eine Lösung für ihre gesundheitlichen Schwierigkeiten erhoffen. Doch der Umgang sollte trotzdem freundlich sein und die Anforderungen an Dich als Profi realistisch bleiben.  

Wenn Du den Eindruck hast, dass der Unmut über das Pflegesystem bei Dir abgeladen wird oder Konflikte aus der Familie auf Deinen Schultern ausgetragen werden, sprich das möglichst frühzeitig an. Bleib freundlich, aber mach klar, dass auch Du nur im Rahmen Deiner menschlichen Möglichkeiten arbeiten kannst. Den meisten Leuten ist gar nicht bewusst, wenn sie zu fordernd sind, weil sie selbst so gestresst sind. Erläutere, was Du leisten kannst – und was nicht. Verweise auf Alternativen, etwa ehrenamtliche Hilfsdienste und Entlastungsleistungen, sowie Beratungen bei Pflegestützpunkten und Betreuungsvereinen. 

Vorschriften 

Gesetzliche Bestimmungen sollen für eine gute und sichere Pflege sorgen. Sie machen Dir das Leben als Pflegekraft aber nicht immer leicht. Das gilt insbesondere, da sich die Vorschriften regelmäßig ändern. Wir bei Pflegia versuchen bestmöglich, Dich darüber auf dem Laufenden zu halten. Zusätzlich kannst Du bei Deiner Leitung darum bitten, dass ihr als Team regelmäßig Fortbildungen erhaltet. So bleibt Ihr immer uptodate und lauft nicht Gefahr, zum Beispiel etwas unnötig oder doppelt zu dokumentieren. 

Weitere Tipps für gutes Zeitmanagement 

Wir haben noch ein paar weitere Tipps für Dich, um den Stress ein wenig zu reduzieren oder zumindest besser mit dem Zeitdruck klarzukommen. Und zwar folgende: 

Setze Prioritäten 

Es klingt logisch, fällt in der Hektik des Arbeitsalltags aber manchmal schwer. Daher frage Dich immer wieder bewusst: Was ist jetzt am wichtigsten? Und erledige das zuerst. Mache Dir auch immer wieder klar: Ist das meine Aufgabe? Natürlich spricht nichts dagegen, auch mal den Kolleg:innen zu helfen. Dabei sollte Deine eigene Arbeit aber nicht auf der Strecke bleiben. Mit guter Priorisierung bleibt nichts Entscheidendes liegen und Du gehst im besten Fall mit einem besseren Gefühl nach Hause, weil Du gut priorisiert hast und weißt: Mehr ging heute nicht. 

Bewahre die Ruhe 

Zügig arbeiten ist sinnvoll, hektisch werden ist es nicht. Denn wenn Du so richtig in Stress gerätst, steigt die Gefahr, dass Dinge schief gehen, was Du dann ausbügeln musst, was Dich noch mehr Zeit kostet. Nimm Dir daher in besonders hektischen Momenten 10 Sekunden Zeit, um einmal tief ein- und langsam wieder auszuatmen. Dann setze Prioritäten. Dann setze sie um. 

Mach Pause 

Der Tag war so stressig und die Zeit hat wieder nicht gereicht, mal Pause zu machen und in Ruhe zu essen? Ein bekanntes Phänomen, das Dich aber auf Dauer krank werden lässt und dazu führen kann, dass Du riskante Fehler machst. Achte daher darauf, mehrmals am Tag eine Pause einzulegen und in Ruhe etwas zu essen. Das ist nicht nur dein gesetzlich festgelegtes Recht, sondern auch entscheidend, damit Du gesund und leistungsfähig bleibst. Wie das auch im Schichtdienst gelingen kann, erfährst Du in unserem Artikel „Gesunde Ernährung im Schichtdienst“.  

Trink ausreichend 

Bei Zeitdruck vergessen viele Menschen zu trinken. Doch ausreichende Flüssigkeitszufuhr ist entscheidend, damit Du konzentriert und leistungsfähig bleibst. Wie sich das Trinken an Zeitstress in Früh-, Spät- oder Nachtschichten anpassen lässt, ohne Schlaf, Gesundheit oder Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen, kannst Du in unserem Artikel „Schichtdienst: So trinkst du richtig und genug“ nachlesen. 

Sprich Probleme an 

Viele Pflegekräfte neigen dazu, vorhandene Probleme totzuschweigen. Vielleicht erledigen sie sich ja von selbst. Darauf solltest Du aber nicht hoffen. Sprich Schwierigkeiten bei der zuständigen Stelle an. Wenn Dir das schwer fällt, tausche Dich zunächst mit einer vertrauensvollen Kollegin aus. Sieht sie das Problem genauso, könnt ihr zu zweit die Leitung ansprechen, damit sie es lösen kann. 

Bringe Dich ein 

Wenn es darum geht, neue Strukturen zu etablieren, bringe Dich ein. Die besten Dienstpläne und die passendsten Lösungsstrategien entstehen, wenn möglichst viele Menschen ihre Ideen äußern. Vielleicht hast Du den entscheidenden Gedanken, den sonst niemand hat, der aber alle weiterbringt. Und selbst wenn sich der Zeitdruck durch euren Austausch nicht unmittelbar reduzieren lässt, so lässt doch der gefühlte Stress dadurch nach, dass Du gehört wirst und Deine Arbeit mitgestalten kannst. 

Nutzt Eure Stärken 

Jede:r von euch Pflegekräften hat nicht nur einen Job gelernt, sondern hat viele weitere individuelle Fähigkeiten. Eine Kollegin spricht mehrere Sprachen, ein Kollege hat eine besonders beruhigende Stimme, eine Kollegin hat eine beeindruckend fröhliche Ausstrahlung, ein Kollege liebt die Herausforderung, viel unterwegs zu sein, ein anderer mag das gar nicht. Sprecht darüber, was ihr könnt und wem was besonders leicht oder schwer fällt. So könnt ihr eure Dienste und die Zuständigkeiten für die Pflegebedürftigen optimal aufteilen. 

Entspanne dich in der Freizeit 

Es ist nicht immer leicht, die Arbeit aus dem Kopf zu verbannen, wenn man frei hat. Doch es ist sehr wichtig, in der Freizeit abschalten zu können und sich bewusst zu entspannen. Du solltest mindestens ein Hobby haben, das Dir gut tut und hilft, den Arbeitsstress zu bewältigen. Im Idealfall machst Du während deiner Prime Time das Handy aus. Denn dann hast Du frei. Und keinen Bereitschaftsdienst. 

Tipps für Führungskräfte 

Die Leitung von Pflegekräften steht meist nicht weniger unter Druck als diejenigen, die die konkrete Pflege leisten. Es ist nur eine andere Art von Stress. Gute Führungskräfte sollen unter anderem 

• eine gesunde Arbeitsumgebung schaffen 
• die Arbeit gut planen 
• Konflikte vermeiden beziehungsweise lösen 
• wertschätzend kommunizieren 
• die Ressourcen der Mitarbeitenden stärken 
• die Belastung für Mitarbeitende so gering wie möglich halten 
• Selbstfürsorge betreiben 

Wenn Du Dich fragst, wie Du das schaffen kannst, schau Dir mal die Broschüre der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) „Kein Stress mit dem Stress – Eine Handlungshilfe für Führungskräfte“ an. Das Angebot des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales enthält viele konkrete Hinweise und auch mehrere Selbsttests, um zu ermitteln, wie belastet Führungskräfte und Mitarbeitende sind. 

Fazit 

Zeitdruck gehört für viele Pflegekräfte zum Arbeitsalltag dazu. Doch viele Stressfaktoren lassen sich reduzieren. Entscheidend dafür sind gute Planung, klare Kommunikation und manchmal kreative Lösungsstrategien.